Diario de Innovación
En relación al planteamiento propuesto en cuanto a cómo trasladar a nuestro ámbito de trabajo
alguna “propuesta” de innovación, un grupo de compañeros hemos estado pensando en varias
iniciativas que podrían mejorar el servicio que prestamos en nuestra empresa, y por
consiguiente, que tuviera repercusión asimismo, tanto en los niños, que son los
usuarios finales a los que van destinados nuestros esfuerzos, como en el resto
de la comunidad educativa, e igualmente en aquellos que colaboran con nosotros
como proveedores, ya sea en el ámbito de los servicios, como en el de las
infraestructuras y equipamientos.
Las innovaciones en las que hemos pensado podríamos resumirlas en las siguientes:
- Implementación de un sistema integral de contratación electrónica.
- Seguimiento integral de la ejecución en el servicio de transporte escolar.
- Visado electrónico de proyectos de infraestructuras.
- Implementación de un sistema de gestión de la calidad.
- Registro electrónico de entrada y salida de documentos e integración con base de datos documental.
- Sistema de compulsa electrónica de documentos.
- Sistema de gestión integral electrónica del archivo.
Finalmente, tras consensuarlo y dada la amplitud de materias en las que se podría innovar, y que tampoco disponemos de tiempo suficiente -al menos en lo que concierne al desarrollo del presente curso- para profundizar en todas ellas, nos hemos decidido por una en particular, y es la relacionada con la contratación electrónica.
Para ello, hemos tomado como punto de partida el cronograma aprobado por el IMCO (Committee on Internal Market and Consumer Protection of the European Parliament) en fecha 5 de septiembre de 2013:
- 9 Diciembre 2013 aprobación formal de las nuevas directivas.
- Enero-Febrero 2014 Publicación de las nuevas directivas en el OJEU (Transposición a los países de la UE y su legislación 2 años tras la publicación).
- Enero-Febrero 2016 Obligatorio para todos los estados miembros de la UE, la notificación electrónica en el proceso de contratación y acceso a la información del procedimiento de forma electrónica.
- Enero-Febrero 2017 Licitación Electrónica obligatoria para las centrales de contratación.
- Junio-Julio 2018 Contratación Electrónica obligatoria para todos los estados miembros UE.
Fuentes:
Aunque hemos avanzado mucho en administración electrónica, entendiéndose esta como el uso de las TIC en las AAPP, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas, aún quedan avances significativos por realizar en cuanto a la contratación electrónica.
Como gran parte de las ideas que tenemos requerirían de un desarrollo informático en paralelo, que se escapan actualmente de nuestro ámbito de competencias, vamos a establecer principalmente el marco teórico de la cuestión, así como la metodología a utilizar para llegar a esta posible implementación, centrándonos en concreto en la fase de licitación electrónica, encuadrándose esta dentro del concepto más amplio de contratación electrónica.
En el siguiente vídeo, D. Carlos Galán Pascual, Doctor Ingeniero en Informática y Abogado especialista en Derecho de las TIC, Presidente de la Agencia de Tecnología Legal, Vicepresidente de la Comisión de Contratación Electrónica de ANEI (Asociación Nacional de Empresas de Internet) y Profesor de la Universidad Carlos III de Madrid, realiza una ponencia que versa sobre cuestiones legales a tener en cuenta para la implantación de la contratación pública electrónica, poniendo especial hincapié en factores fundamentales que tiene que cumplir una plataforma de contratación electrónica, tales como la seguridad e interoperabilidad, entre otros.
Una vez expuesto el tema, y si queréis saber más sobre el resto de compañeros, podéis visitar los siguientes enlaces:
También podéis visitar uno de los espacios de trabajo del grupo en la siguiente dirección:
¿Qué es la licitación electrónica?
Ciñéndonos como hemos comentado, solo a la fase de licitación y por definirlo de un modo sencillo, se podría decir que no es más que un sistema que permitiría la presentación por medios electrónicos de ofertas o plicas, así como otros documentos, que posibilitarían la participación de las empresas en las licitaciones de contratos públicos, realizándose todo el proceso a través de Internet.
Es decir, utilizando como ejemplo el siguiente esquema para lo que sería el proceso completo de contratación, nuestro reto se centra entre los hitos 5 (presentación de ofertas) y 6 (registro de documentación) del mismo, dentro de la fase externa:
Al igual que antes, pero en este caso desde el enfoque de los distintos servicios o instrumentos de administración electrónica de los que teóricamente podría disponer la empresa, para tramitar los procedimientos sin necesidad de utilizar el papel, podríamos utilizar como ejemplo la siguiente relación, estando en esta ocasión en la séptima posición el asunto que nos ocupa:
- Portal del ciudadano / Portal del proveedor.
- Gestor de expedientes.
- Perfil del contratante.
- Sede electrónica.
- Registro electrónico de licitadores.
- Soporte y ayuda en línea a proveedores.
- Plataforma de Licitación electrónica.
- Notificación electrónica.
- Facturación electrónica.
Por supuesto, no hay que olvidar la integración que debe existir entre estas herramientas y el resto de procesos o instrumentos necesarios para que el sistema de contratación electrónica tenga un correcto funcionamiento, entre los que podríamos mencionar la compulsa electrónica, la celebración de mesas de contratación, formalización del contrato de forma íntegramente electrónica, etc., debiéndose garantizar en todo caso la seguridad y confidencialidad de los datos, así como el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.
"Esto se ha hecho siempre así" vs. "debemos innovar"
En el siguiente cuadro, podemos ver una comparativa entre el sistema tradicional de licitación y las ventajas que supondría la realización de dicho procedimiento mediante una plataforma de licitación electrónica.
En conjunto, refiriéndonos ahora a todo el proceso, según estudios realizados por la Unión Europea (UE), el uso de medios telemáticos reduce el coste entre el 5% y el 20%, estando el volumen de Contratación Pública alrededor de los dos billones de euros al año, sobre un 19% del PIB. Estos mismos estudios, indican que la adopción plena de modelos de contratación electrónica podría ahorrar entre 50.000 y 75.000 millones de euros al año de las arcas europeas.
Y siguiendo el criterio de la UE, se calcula que la Administración electrónica produciría un ahorro en las Administraciones españolas en torno a los 7.800 millones de euros (datos extraídos del informe de la Comisión de Contratación Electrónica de la ANEI, La contratación electrónica pública en España: Una necesidad inaplazable).
Como para no pensárselo, ¿verdad?
Tomando como referencia el esquema que veíamos arriba, considerando que existen 12 hitos (téngase en cuenta que es un esquema simplificado, se puede hacer un mayor y más complejo desglose de lo que sería todo un proceso de contratación) y haciendo la "cuenta de la vieja" repercutiéndolo solo en la fase que nos ocupa, aunque sea de una forma simplista, obtenemos el siguiente resultado:
( 7.800 millones de euros / 12 ) x 2 = 1.300 millones de euros de ahorro
Sigue siendo una cantidad muy a tener en cuenta. Incluso llevándolo únicamente al nivel de nuestra empresa, debe ser una cantidad anual considerable de ahorro. A la vista de todo esto, hay que dar respuesta a ciertas cuestiones que se nos plantean a la hora de afrontar esta innovación:
- ¿Por qué habría que hacerlo?La respuesta, además del ahorro económico es obvia: solo supone ventajas. Para obtener buenos resultados, no se trata de trabajar más, sino de hacerlo mejor (calidad versus cantidad). Disponer de herramientas de este tipo aumentaría la calidad del servicio.
- ¿Qué se conseguiría?Al simplificar los trámites, y permitir que la presentación de ofertas fuera telemática, podría aumentar el número de licitadores que participasen en el procedimiento, favoreciendo de este modo la concurrencia. Por ejemplo, para una licitación aquí en Sevilla, una empresa desde Palencia, podría presentar su oferta desde sus oficinas, mediante un acceso con usuario y contraseña a nuestra plataforma. Sin necesidad de enviar un solo documento en papel.
- ¿Sería efectiva?No cabe duda alguna. Si habéis seguido otros post del blog y visto algún vídeo, ya hay ejemplos de éxito probado en otras administraciones, como por ejemplo, el Portal de Contratación Pública de Euskadi, laPlataforma de Contratación Electrónica del Ayuntamiento de Gijón, el Sistema de Licitación Electrónica de Red.es y el Portal de Licitación Electrónica del Servicio Murciano de Salud, entre otros.
- ¿Qué podemos aprender?Pues mucho, ya que se puede partir de la experiencia atesorada por dichas administraciones en el desarrollo de sus proyectos. Estableciendo contacto con responsables de las mismas y compartiendo sus conocimientos, se podrían obtener respuestas en cuanto a como realizaron su implementación, los gastos que tuvieron que afrontar, plazos estimados de amortización, con que problemas se encontraron, como los resolvieron, etc., etc.
- ¿Hay evidencias?Además de los casos ya mencionados, podemos ver que también en Andalucía se empiezan a implementar este tipo de soluciones. Aunque más joven que las otras, ya que comenzó su andadura en septiembre del pasado año, la Plataforma de licitación electrónica de la Agencia de Medio Ambiente y Agua de Andalucía constituye un buen ejemplo de este sistema. Igualmente, se puede decir que hay bastantes empresas en el sector de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) que posibilitarían el desarrollo e implementación de este tipo de plataformas sin problema alguno, como se puede ver al final de este artículo. Por destacar algunas, tenemos a Guadaltel, Vortal, Pixelware, Verso, entre muchas otras.
También os dejo a continuación el vídeo y la presentación de la ponencia de Manuel Caño Gómez sobre la transformación digital en la Contratación Pública (Aula Magna del Instituto Nacional de Administración Pública, 11 de noviembre de 2015).
¿Cómo lograr nuestro objetivo?
Más tarde o temprano, el marco jurídico que se está desarrollando tanto en Europa como aquí en España, establecerá los límites definitivos para que toda la Administración sea completamente electrónica en un determinado plazo, aunque realmente ya hemos podido ver en apartados anteriores que desde la UE, teóricamente se prevé la Contratación Electrónica obligatoria para todos los estados miembros en junio o julio de 2018. Luego las dificultades suelen estar a la hora de proceder a la transposición de las Directivas, como ha pasado con las tres nuevas directivas comunitarias de contratación, cuyo plazo de transposición finalizó el pasado 18 de abril y en el caso de España, no ha resultado posible la completa transposición de las mismas en el plazo previsto, por la disolución de las Cortes Generales en octubre de 2015.
En esta misma línea, en uno de los debates abiertos en nuestro grupo, ya hemos podido echarle un vistazo al Nuevo Plan de acción para la Administración Electrónica de la Comisión Europea y la contratación pública, que comprende el periodo entre los años 2016 y 2020 e introduce 20 medidas para modernizar las AAPP y conseguir el Mercado Único Digital.
Volviendo a nuestro proyecto, y en el caso de nuestra Agencia, en mayor o menor medida contamos ya con herramientas de las enumeradas en apartados anteriores (Perfil del Contratante, Gestor de Expedientes, Portafirmas Electrónico, Facturación electrónica, etc.), pero aún no contamos con esa anhelada plataforma de licitación pública electrónica, que supondría un salto de calidad en nuestra organización y mejoraría el acceso de los potenciales licitadores a nuestros concursos públicos.
Para implementarla en nuestra Agencia, podríamos seguir el siguiente plan de ruta:
- Estudio de la situación actual, incluyendo el análisis de servicio a los objetivos de la organización. Se acompañaría igualmente de un estudio de la situación deseada, para el que se precisaría la colaboración de todos los centros de trabajo de la Agencia (SSCC y Gerencias), así como de sus distintos departamentos (Contratación, Finanzas, Asesoría Jurídica, etc.). Asimismo, es fundamental contar con la total implicación de la Dirección General. Si el líder cree en el proyecto, es capaz de convencer a otros y hacer que compartan esta visión.
- Estudio de viabilidad, con la evaluación de los recursos necesarios (económicos, tecnológicos, etc.) para el desarrollo del proyecto. Debe tener en cuenta la forma más óptima de implementación, es decir, la que preste un mejor servicio y además resulte más económica y ventajosa para la empresa. En este sentido, se valorarían las distintas soluciones posibles a implementar: plataforma "en la nube" (ya sea mediante SaaS, PaaS o IaaS), software libre, soluciones ERP o e-Administración, desarrollo y hosting propios, etc. Del mismo modo, debe dar respuesta a todas las peculiaridades que tiene la contratación en nuestra empresa, según el tipo de contrato a realizar (Servicios, Obras, Suministros/Equipamientos, etc.)
- Considerando que la viabilidad tuviera carácter positivo, y una vez evaluadas las diferentes opciones, se selecciona la mejor para los fines de la empresa, procediendo en este caso a la implementación de la plataforma. Posteriormente, se deberá efectuar la evaluación de los resultados. En este caso, debe existir una permanente retroalimentación (feedback) con carácter pluridireccional, que permita una auténtica mejora continua del sistema adoptado, tanto en la escalabilidad del mismo, como en la integración con otros sistemas, respondiendo con agilidad a los cambios que se precisen, ya sea por la necesidad de adaptación a nuevas decisiones de ámbito legislativo o por modificación de las estrategias empresariales.
Obviamente, no es una tarea a realizar en dos días, es un planteamiento complejo, pero se estima que podría desarrollarse a corto-medio plazo, en los próximos seis o nueve meses, de forma que los objetivos pudieran estar cumplidos en el próximo 2017, adelantándonos de este modo y a ser posible, a los plazos previstos por la UE (aunque parece que sobra tiempo, 2018 está cada vez más cerca). Ya habéis visto también que hay ejemplos deéxito. El calendario estimado podría quedar así:
- Junio - Julio 2016: Estudio de la situación actual y la deseada. Definición de prioridades.
- Agosto - Septiembre 2016: Estudio de viabilidad y de las distintas soluciones.
- Octubre 2016 - Marzo 2017: Implementación de la solución adoptada.
- Marzo 2017 - en adelante: Control, evaluación y medidas correctoras.
Concluyendo
La Administración debe estar sometida a un constante proceso de mejora continua, y debe ser ágil, capaz de prever los cambios que se atisban en el horizonte, tomándolos siempre desde el punto de vista de que representan nuevas oportunidades que permiten un mejor servicio de cara a los ciudadanos. Para ello, debemos de potenciar lo que constituye nuestra mayor fortaleza: la vocación de servicio público.
Si nuestro trabajo se realiza con la calidad adecuada, eso va a redundar en la calidad del servicio que está recibiendo la ciudadanía, y en nuestro caso particular, la comunidad educativa. En este sentido, una plataforma de licitación pública electrónica, mejoraría bastante no solo nuestros procesos internos, sino que ademássimplificaría los procedimientos para los licitadores, acortando los plazos de los mismos, y haciéndolos igualmente más transparentes para los ciudadanos.
Después de estas reflexiones y ya para terminar, no me queda más que agradeceros que hayáis llegado hasta aquí (y no os hayáis dormido por el camino), a la espera de que este tema os haya resultado interesante. En su caso, también os animo a que visitéis el resto de entradas del blog y así podáis tener una visión en conjunto de todo el trabajo realizado. Y con la intención de dejarte una sonrisa tras su visionado, os dejo el siguiente vídeo y me despido.
Muchas gracias de nuevo y hasta la próxima...
